Datenschutzhinweise “Medien Triennale Südwest”

Datenschutzrechtliche Hinweise anlässlich der Anmeldung zu sowie der Anfertigung und Veröffentlichung von Video-, Bild- und Ton-Aufnahmen bei der Veranstaltung „Medien Triennale Südwest“ gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

1. Gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DS-GVO sind die folgenden Landesmedienanstalten:

a) Landesmedienanstalt Saarland (LMS),
Anstalt des öffentlichen Rechts
vertreten durch die Direktorin Ruth Meyer
Nell-Breuning-Allee 6
66115 Saarbrücken

Telefon: 0681 38988–0
E‑Mail: info@LMSaar.de

Datenschutzbeauftragten der LMS
Holger Gier
Nell-Breuning-Allee 6
66115 Saarbrücken

Telefon: 0681 38988–51
E‑Mail: datenschutz@LMSaar.de

b) Medienanstalt Rheinland-Pfalz
Direktor Dr. Marc Jan Eumann
Turmstraße 10
67059 Ludwigshafen

Tel. +49 (0)621 5202-0
E-Mail: mail@medienanstalt-rlp.de

Datenschutzbeauftragte der Medienanstalt Rheinland-Pfalz
Dipl. Betriebswirt (FH) Carsten Geis
Im Linsenbusch 20 a
67146 Deidesheim

Tel. +49 (0)6326-259835
E-Mail: datenschutz(at)medienanstalt-rlp.de

c) Landesanstalt für Kommunikation Baden-Württemberg (LFK)
Anstalt des öffentlichen Rechts,
vertreten durch den Präsidenten Dr. Wolfgang Kreißig
Reinsburgstraße 27
70178 Stuttgart
Deutschland

Telefon: 0711 66991-0
Fax: 0711 66-991-11
E-Mail: info(at)lfk.de

Datenschutzbeauftragte der LFK
datenschutz süd GmbH

E-Mail: datenschutz@lfk.de
Telefon: 0711 66991-29

2. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1. Durch Ihre Anmeldung zur Veranstaltung werden personenbezogene Daten verarbeitet. Diese Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Organisation und Durchführung der Veranstaltung „Medien Triennale Südwest“ verwendet

Für die o.g. Zwecke ist eine Weitergabe Ihrer Daten in dem dafür notwendigen Umfang an die Kooperationspartner der Medien Triennale Südwest, die Medienanstalt Rheinland-Pfalz, Turmstraße 10, D-67059 Ludwigshafen sowie die Landesanstalt für Kommunikation Baden-Württemberg (LFK), Reinsburgstraße 27, 70178 Stuttgart erforderlich.

Hinweis: Für Zwecke der Durchführung, Planung und Organisation der „Medien Triennale Südwest“ nutzt die LMS die technische Plattform „eveeno“ (eveeno.com) - die Dienste des Auftragsverarbeiters Andreas Bothe, Ellenbogen 8, 91056 Erlangen i.S.v. Art. 4 Nr. 7 DS-GVO. Dieser bedient sich wiederum für das Server-Hosting der Host Europe GmbH, Hansestrasse 111, 51149 Köln als Unterauftragsverarbeiterin.

Der Auftragsverarbeiter verwendet auf den Internetseiten von „eveeno“ Cookies (Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden) und allgemeine Daten und Informationen (wie verwendeter Browser, Betriebssystem, Zugriffszeit, IP-Adresse usw.) der Nutzer/innen, die nach dessen Angaben der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf dessen informationstechnologische Systeme dienen. Diesbezüglich und bezüglicher weiterer Informationen wird auf die unter https://eveeno.com/de/privacy abrufbaren Datenschutzhinweise des Auftragsverarbeiters verwiesen.

2.2. Im Rahmen der Veranstaltung können Video-, Bild- und Ton-Aufnahmen (weiter: Aufnahmen) angefertigt werden, welche für die Zwecke der Berichterstattung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit auf der Webseite der LMS und ihrer Kooperationspartner, in den Social-Media-Angeboten und im Rahmen von externer und interner Berichterstattung veröffentlicht werden. Mit der Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung erklären Sie sich damit einverstanden.

Die Aufnahmen werden der Medienanstalt Rheinland-Pfalz sowie der LFK im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit zur Zwecke der Berichterstattung über das gemeinsame Kooperationsprojekt „Medien Triennale Südwest“ und zur Veröffentlichung auf deren Webseiten und in deren Social-Media-Angeboten weitergegeben. Bitte beachten Sie dazu die entsprechenden Datenschutzhinweise entsprechender Medienanstalten.

3. Beschreibung und Kategorien der personenbezogenen Daten

3.1. Personenbezogene Daten aus dem Anmeldeformular der „eveeno“ - Plattform:

Bei der Nutzung des Anmeldeformulars zur Veranstaltung werden folgende personenbezogenen/personenbeziehbare Daten verarbeitet:

• Anrede
• Titel
• Vor- sowie Nachname
• Firma/Institution
• E-Mail-Adresse
• Eingeladen von (Auswahl entsprechender Medienanstalt)
• Teilnehmer/in oder Pressevertreter/in bei der Veranstaltung

Ihre personenbezogenen Daten (Pflichtfelder (mit* markiert)), die Sie uns mit Ihrer Anmeldung zur Verfügung stellen, benötigen wir um Ihre Anmeldung zu bearbeiten und Ihnen elektronisch weitere Informationen zur Veranstaltung zukommen zu lassen.

Die Pflichtangabe Zugehörigkeit einer der Medienanstalten (LMS / Medienanstalt Rheinland-Pfalz / LFK) ist erforderlich um Ihre Zugehörigkeit richtig zuordnen zu können.

Die freiwillige Angabe „Titel“ hilft uns Sie persönlich korrekt ansprechen zu können.

3.2. Personenbezogene Daten während der Veranstaltung:

Video-, Bild- und Ton-Aufnahmen der an der Veranstaltung teilnehmenden Personen.

4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verarbeitung der mit * gekennzeichneten Pflichtfelder im Anmeldeformular ist Art. 6 Abs.1 lit. e i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DS-GVO i.V.m.
§ 4 Saarländisches Datenschutzgesetz (SDSG).

Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verarbeitung der freiwilligen Angaben ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

Die Erstellung und Veröffentlichung von Aufnahmen im Zusammenhang mit der Veranstaltung erfolgt im Rahmen der Aufgaben und der Öffentlichkeitsarbeit der LMS nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 2, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 4 Abs. 1 SDSG. Sie dienen dem berechtigten Interesse der LMS an der Veröffentlichung zur Wahrnehmung eigener Aufgaben und einem professionellen sowie persönlichen Außenauftritt. Gleiches gilt für die Veröffentlichung der von Aufnahmen durch die Medienanstalt Rheinland-Pfalz (gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 2, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz (LDSG)) und durch die LFK (gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 2, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG)). Darüber hinaus ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung die erteilte Einwilligung des/der Betroffenen in die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Aufnahmen, die im Anschluss an die Veranstaltung keine Verwendung finden, werden unverzüglich gelöscht. Die verwendeten Aufnahmen werden zeitlich unbeschränkt gespeichert und verarbeitet, sofern ein Widerspruch oder ein Widerruf der erteilten Einwilligung einer weiteren Verarbeitung für die Zukunft nicht entgegenstehen. Sofern die Aufnahmen von den Medienpartnern und/oder externen Berichterstattern veröffentlicht werden, erfolgt dies im berechtigten Interesse aus Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zur Berichterstattung über die Veranstaltung sowie der Information über die Unternehmensaktivitäten.

Die Weitergabe der unter 3.1. beschriebenen personenbezogenen Daten aber auch der Aufnahmen an die Medienanstalt Rheinland-Pfalz und der LFK erfolgt aufgrund Art. 6 Abs.1 lit. e i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 4 SDSG.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Empfänger der mittels Anmeldeformular übertragenen personenbezogenen Daten sind die für die Organisation der Veranstaltung tätigen Beschäftigten der LMS sowie die zuständigen Beschäftigte der Medienanstalt Rheinland-Pfalz und der LFK im Falle der Weitergabe der unter 3.1. aufgeführten personenbezogenen Daten und nur in dem dafür erforderlichen Umfang.

Der weitere Empfänger personenbezogener Daten, die mittels des Anmeldeformulars erfasst werden, ist der Informationsdienst „eveeno“, der Auftragsverarbeiter Andreas Bothe, zum Zwecke der technischen und organisatorischen Betreuung der Medien Triennale Südwest.

Empfänger der im Zusammenhang mit der Veranstaltung erstellten Aufnahmen sind sowohl die LMS als auch die Medienanstalt Rheinland-Pfalz und die LFK.

Sollten bei den Veranstaltungen Foto-, Film- und Ton-Aufnahmen von externen Berichterstattern, Medienpartnern, Ausstellern oder Teilnehmenden erstellt werden, hat die LMS keinen Einfluss auf die Verarbeitung dieser Aufnahmen.

Wir behandeln personenbezogene Daten vertraulich. Eine Weitergabe von Daten erfolgt ausschließlich an den oben genannten Empfänger, der mit der Durchführung der Veranstaltung betraut ist und auch nur in dem dafür erforderlichen Umfang. Den Schutz der Daten stellen wir bei dieser Verarbeitung im Auftrag durch vertragliche Regelungen, technische und organisatorische Maßnahmen sowie ergänzende Kontrollen sicher. Eine darüberhinausgehende Weitergabe von personenbezogenen Daten erfolgt nicht, es sei denn, wir sind gesetzlich bzw. durch eine gerichtliche Entscheidung dazu verpflichtet.

Als weitere Empfänger der Daten gelten außerdem Nutzerinnen und Nutzer der Online- und Print-Medien im Falle der Veröffentlichung der Aufnahmen in unter 2.2. aufgeführten Medien.

6. Datenlöschung und Speicherdauer

Nach Abwicklung der Veranstaltung, jedoch spätestens 3 Monaten nach dem letzten Veranstaltungstag, werden die personenbezogenen Daten aus dem Anmeldeformular gelöscht. Eine längere Speicherung kann sich aus gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ergeben; in diesem Fall schränkt die LMS die Verarbeitung ein. Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen. Allerdings ist dann die Teilnahme an den Veranstaltungen nicht mehr möglich

Die verwendeten Aufnahmen werden zeitlich unbeschränkt gespeichert und verarbeitet, sofern ein Widerspruch oder ein Widerruf der erteilten Einwilligung einer weiteren Verarbeitung für die Zukunft nicht entgegenstehen.

Hinweis: Nach den derzeit bekannten Informationen können Bild-, Video- sowie Ton-Aufnahmen sowie weitere personenbezogenen Daten bei Social-Media-Diensten nicht mehr gelöscht werden. Bei einer Veröffentlichung von Aufnahmen im Internet kann weltweit von jedermann – auch mit Hilfe von Suchmaschinen (z.B. Google) – hierauf zugegriffen werden. Auf diese Weise können Persönlichkeitsprofile erstellt werden, indem diese Daten mit weiteren im Internet über Sie verfügbaren Daten verknüpft werden. Ebenso können die Daten zu anderen Zwecken genutzt werden. Archivfunktionen von Suchmaschinen (siehe z.B. www.archive.org) ermöglichen gegebenenfalls auch dann noch einen Zugriff auf die Daten, wenn sie aus den oben genannten Internet-Angeboten bereits entfernt oder geändert wurden.

7. Ihre Rechte

• Sie haben das Recht, von der LMS Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO) und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DS-GVO);

• Im Falle der Erteilung einer Einwilligung steht Ihnen zudem grundsätzlich ein Recht auf Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu (Art. 20 DS-GVO).

• Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO).

• Des Weiteren haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 20 DS-GVO).

• Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung

setzen. Nutzen Sie dazu bitte die oben unter Ziffer 1. genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.

Im Falle eines Widerrufs werden Ihre Daten umgehend gelöscht. Falls Sie Ihre Einwilligung vor der Veranstaltung widerrufen haben, so weisen wir Sie darauf hin, dass eine Teilnahme an der Veranstaltung nicht mehr möglich ist.

8. Aufsichtsbehörde für den Datenschutz

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie zudem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat bzw. Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Ortes des von Ihnen beanstandeten mutmaßlichen Verstoßes. Dies gilt auch für die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde:

Datenschutzbeauftragter der LMS

Holger Gier
Nell-Breuning-Allee 6
66115 Saarbrücken
Telefon: 0681 38988–51
E‑Mail: datenschutz@LMSaar.de

Die weiteren Datenschutzinformationen zu Veranstaltungen der LMS entnehmen Sie: https://lmsaar.de/datenschutz_internetseite